方案介紹

合版印刷訂單價格低, 數量大, 如何增加效率與降低成本為獲利關鍵. 對於盤商而言, 審稿作業的成本與效率對於獲利有重要的影響.
業者在審稿作業上需面對四個課題:
美工人事, 服務水準, 作業成本, 流程管理.



美工人事

審稿需要具備美工能力的人員, 但工作內容並非設計繪圖, 而是稿件檢查. 這造成兩個問題: 待遇期望的落差以及工作情緒的低落.
美工人員在就業市場上的身價對審稿工作而言顯然偏高, 枯燥機械化的稿件檢查動作更不合想做設計繪圖的胃口, 結果就是人員流動率高, 業者得經常為了找人而煩惱.
目前不少業者透過在大陸地區配置美工人員, 利用兩地的工資差異來紓解這方面的問題, 付出在當地而言較高的工資留住人員. 然而近來大陸地區不斷升高的工資與減少的人力供給, 即將讓這方法面臨困難.




服務水準

目前合版印刷盤商相當程度將審稿工作丟給印刷廠來處理, 本身只做必要的訂單處理, 實際稿件的檢查依賴印刷廠執行. 這方法可減輕許多審稿的負擔, 但也產生下列問題: 問題稿件處理時效差, 客戶服務水準低, 錯誤印件難控制.
印刷廠檢查稿件的時程基於印刷排程的需求而安排, 並非按照收件的順序來處理, 例如時效要求高的名片常常排在某些海報之後進行, 只要能在當晚排入印刷便可. 因此盤商收到印刷廠退件通知時已經拖延許久, 對客戶有時造成嚴重困擾.
另一方面, 通常在稿件送交印刷廠之前已經先向客戶收取費用, 一旦稿件無法順利印出, 還可能要處理退錢事宜, 更是徒增困擾.
若實際審稿工作不是自己執行, 稿件的問題處理只能扮演客戶與印刷廠雙方傳聲筒的角色, 很難提供直接有效的服務, 如此會造成服務水準的低落, 客戶滿意度的下降. 若審稿失誤造成印件錯誤, 更會影響利潤與客戶關係.




作業成本

合版印刷以低價為訴求, 經過市場激烈競爭, 價格已殺到見骨, 低價名片的盤價甚至降到一盒五至十元. 部分業者低價名片占整個名片訂單的比例達二至三成, 對利潤影響甚重. 相形之下, 減少作業成本為獲利關鍵.
觀察審稿作業的狀況, 可以發現問題稿件的處理在整個工作中佔相當的比重, 因為作業人員花費許多時間與客戶或廠商聯絡溝通, 這是由於圖檔的問題不易透過文字或言語釐清所造成的結果.
另一方面, 簡單重覆機械式的操作也佔去相當的比重, 真正用在檢查判斷稿件內容的工作時間其實有限.
節省上述兩種動作的時間, 讓人員可以集中精力在高單價訂單的處理上, 對於減少作業成本有很大的幫助.




流程管理

合版印刷的特性是薄利多銷, 需要大量的訂單來累積營業額. 然而印刷品並非大宗商品, 許多訂單在交貨期限, 或印製流程上有其特定的要求, 動作與注意事項, 在作業過程中需要多方溝通協調以確保這些需求能夠實現. 如何讓大量而特定的工作確實而有效的執行, 是一項高難度的挑戰.
讓工作井然有序的執行已經很困難, 更麻煩的是作業過程中難免會遇到問題, 諸如延誤的訂單, 需更改的稿件, 有瑕疵的印件等. 如何儘早發現問題, 儘快處理問題, 甚至杜絕問題發生, 是更高層次的挑戰.
經營管理者應妥善實現流程管理, 讓自己從瑣碎繁重的事務中脫身, 將精力運用在拓展業務等更高層次的領域.


對於上述的四個課題, 可以用下列方法來因應: 作業自動化, 運用工作流程, 加強聯繫溝通管道.

作業自動化

許多在電腦上進行的人工作業可改由程式執行, 加以自動化, 主要的項目包含:

  • 訂單資料擷取

偵測客戶上傳檔案, 自客戶上傳檔名或圖檔內容擷取訂單資料.

  • 稿件內容檢查

解析檢查稿件內容, 找出有問題的地方, 產生問題清單. 透過工具程式可以瀏覽問題清單並對照稿件內容. 檢查結果也可以自動決定後續的處理方式.

  • 作業執行

依據規劃的流程以及目前作業的狀態, 決定下一個步驟, 並加以執行.

  • 作業追蹤

檢查每一筆訂單的作業狀態, 發現問題時即時反應, 例如客戶檔案無法開啟, 訂單處理發生延誤, 印刷廠退件等.

  • 訊息傳遞

透過Skype, MSN, e-mail, 簡訊等多種方式通知客戶與作業人員需要注意處理的事項, 例如待重傳的稿件, 被延宕的訂單等.

作業自動化可以減少人員工作負荷, 讓他們將時間與精力用在更高價值的工作上, 另一方面減少人為錯誤, 提升作業品質.


運用工作流程

利用電腦系統來控制工作的進行, 主要的項目包含:

  • 工作執行

將工作步驟標準化, 確實的執行工作.

  • 工作進度追蹤

整個工作的進展以及每個步驟都有預設的時間限制, 若進度落後則發出警告通知相關人員儘速處理.

  • 工作狀態監控

檢查工作是否發生需要特別處理的狀況, 例如需要客戶重傳, 或印刷廠退件, 通知相關人員進行處理.

  • 工作歷程紀錄

每一個工作的經手人員以及處理內容都有清楚完整的紀錄, 方便掌握事情的來龍去脈.

工作流程讓每一個工作確實的執行, 並可以有效的監督管理.


加強聯繫管道

透過便利的工具改善客戶以及人員的聯繫方式, 減少溝通所需要的時間, 主要項目包含:

  • 問題稿件說明

稿件檢查的結果可供審稿人員用工具程式瀏覽問題清單進行確認, 有需要時可以增減清單內容與加上說明. 更新後的審稿紀錄可以提供給客戶, 用檢視程式瀏覽問題清單並對照稿件內容.
透過審稿記錄, 稿件的問題被直接標示並清楚說明, 客戶可以直接了解問題所在並自行處理, 不需要審稿人員再花時間與客戶說明.

  • 作業訊息通知

客戶與作業人員可以登入專屬網站瀏覽需要注意的事項以及其內容, 下載審稿記錄.
對客戶而言, 需要重傳或確認回覆的問題稿件在網站上一目了然, 不需要審稿人員逐項通知客戶.
對作業人員而言, 需注意處理的工作陳列在網站上, 不需要向其他人員交代或詢問工作內容.

  • 訊息整合傳遞

每一個需要通知客戶或作業人員的事項, 可以自動透過Skype, MSN, e-mail, 簡訊等多種方式傳遞訊息, 通知訊息中包含工作事項網頁的連結, 收訊人可以自行取得工作完整相關內容, 不需要再向其他人詢問.

聯繫方式改善之後作業人員可以省下許多用在聯絡溝通的時間, 工作不會受干擾打斷. 更重要的是整體協同作業的效率可以大幅提升.


本審稿作業解決方案的效益如下:

  • 減少工作負荷
  • 增加作業效率
  • 降低錯誤發生率
  • 提升服務品質
  • 落實管理監督
  • 擴大營運的潛力

結論是本方案可以提升審稿作業的成本效益比, 用更少的成本獲得更大的效益. 另一方面本方案的自動化作業, 工作流程機制以及協同作業平台可以進一步延伸到工務, 包裝, 出貨等作業, 提升整體營運效能.
合版印刷產業具備的特性是規模經濟: 生意做得越大, 越有獲利空間. 在擴張的時候如何維持營運的效率與管理是關鍵的課題, 本方案可以提供高度的擴張潛力, 讓業主無後顧之憂, 全力拓展市場版圖!